Kasy online - VADEMECUM klienta

KASY ONLINE - VADEMECUM

Jak działają kasy online i czym różnią się od dotychczasowych?
Jakie branże jako pierwsze będą musiały zaopatrzyć się w kasy fiskalne online?
Czy będzie możliwość odliczenia ulgi na kasę online?
Na wszystkie pytania odpowiadamy w naszym vademecum!

Co to są kasy fiskalne online? Jak działają?

Kasy fiskalne online mają wbudowaną funkcjonalność, która umożliwi zautomatyzowany i bezpośredni przesył danych z kasy rejestrującej do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Otrzymywanie i gromadzenie danych z kas online będzie stanowiło niezmiernie ważny mechanizm do przeciwdziałania zjawisku szarej strefy.

A czym kasy online różnią się od tradycyjnych kas?

Kasa online zapisuje kopie drukowanych dokumentów w wewnętrznej pamięci, użytkownik nie ma do niej dostępu, jedynie autoryzowany serwis kas.
Kasy online będą miały aktualizację oprogramowania zdalnie, na zasadzie automatycznego pobierania z serwera producenta nowej wersji i aktualizacji programu kasy.
Każda kasa fiskalna online będzie miała możliwość współpracy z terminalem płatniczym. Ujednolicony protokół komunikacyjny sprawi, że każde urządzenie będzie współpracowało z terminalem na zasadzie podłączenia (plug and play). Podstawowa zaleta automatycznej współpracy to brak błędów przy ręcznym wprowadzaniu kwot do terminala.
Na etapie uruchomienia kasy online (fiskalizacji) przekaże do repozytorium dane o sobie i właścicielu kasy, zwrotnie otrzymując przydzielony numer ewidencyjny. W trakcie eksploatacji kasa online będzie przekazywać dane o sprzedaży.
Kasa będzie drukowała papierowe paragony, emitując jednocześnie dokument elektroniczny, tzw. e-paragon.

Czy muszę mieć kasę online, czyli – kiedy pojawią się kasy online i dla kogo?

Ustawa o VAT weszła z dniem 1 maja 2019 r., kasy online zaczną obowiązywać od:

1 stycznia 2020 r. dla podatników sprzedających paliwo oraz świadczących usługi mechaniki pojazdowej i wymiany opon;
1 lipca 2020 r. dla świadczenia usług związanych z gastronomią (również sezonowo), hotelarstwem, oraz sprzedażą węgla;
1 stycznia 2021 r. dla podatników świadczących usługi fryzjerskie, kosmetyczne, budowlane, prawnicze, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i dentystów oraz z branży fitness (w zakresie wstępu).

Czy dostanę ulgę na zakup kasy online?

Zwrot czy – jak w innych miejscach się wspomina – ulga z z tytuły nabycia kasy fiskalnej nie ma charakteru dosłownego. Owa ulga polega na tym, że przedsiębiorcy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej, mogą odliczyć od podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas fiskalnych zgłoszonych na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania. Jednak nie dotyczy to wszystkich przedsiębiorców.

Kwota ulgi może stanowić 90% ceny netto zakupu urządzenia, przy czym nie może być wyższa niż 700 zł. Przywilej ten dotyczy przedsiębiorców, którzy po raz pierwszy dokonują zakupu urządzenia fiskalnego (dotychczas nie stosowali kas rejestrujących – również kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii do prowadzenia ewidencji) i dobrowolnie wybiorą kasę online oraz tych, którzy zostali objęci obowiązkiem posiadania kasy online i muszą ją zakupić do czasu podanego w ustawie.

Ponadto przyjęto założenie, że uznaje się, iż kasa online została zakupiona w związku z powstaniem obowiązku i rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, jeżeli zakup nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.

Kiedy grozi mi utrata ulgi za zakup kasy fiskalnej?

Zaprzestanie używania kasy fiskalnej, to najczęstszy powód dla którego przedsiębiorcy w Polsce stają przed koniecznością zwrotu ulgi za zakup kasy fiskalnej. Dotyczy to zarówno planowanych działań, jak i sytuacji losowych. Musimy więc być gotowi, by zwrócić otrzymaną ulgę nawet w sytuacji, gdy nasza kasa ulegnie zniszczeniu lub uszkodzeniu, które uniemożliwi jej dalsze użytkowanie. Dotyczy to także sytuacji, gdy kasa fiskalna zostanie skradziona. Z tych właśnie powodów, niektórzy przedsiębiorcy zabezpieczają się poprzez zakup dodatkowego urządzenia fiskalnego.

Istnieją sytuacje, w których może się okazać, że przedsiębiorca będzie zobowiązany do zwrócenia uzyskanej wcześniej ulgi. Przepisy określają warunki, które powodują, że w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, tracimy prawo do otrzymanego zwrotu kosztów.

Wśród nich odnajdziemy:

zakończenie prowadzenia działalności gospodarczej;
brak wykonanego w obowiązujących terminach obowiązkowego przeglądu technicznego kas przez właściwy serwis.

Jak długo można korzystać z dotychczasowej kasy, jeśli nie jest się zobligowanym do posiadania kasy fiskalnej online?

Homologacja kas fiskalnych z elektroniczną kopią paragonów wygasa 31 grudnia 2022 r. Oznacza to, że podatnicy, którzy nie muszą posiadać kas fiskalnych online mogą do tego czasu używać kas z elektroniczną kopią paragonów, aż do momentu wyczerpania się pamięci fiskalnej (czyli co najmniej 5 lat od momentu zakupu). Natomiast homologacja na kasy z papierową kopią paragonu wygasła z dniem 30 kwietnia 2019 r. Do 30 kwietnia 2019 r. można było również wymieniać zapełnioną pamięć fiskalną w kasach z papierową kopią paragonu. Po upływie tego terminu nie będzie to możliwe – podatnik będzie musiał zakupić kasę z elektroniczną kopią paragonów lub kasę online (tylko na tą drugą będzie mógł otrzymać zwrot).

Dodatkowe informacje o kasach fiskalnych online:

Czy kasy bez funkcji online mogą być kasami rezerwowymi?

Jeśli jesteś zobligowany do posiadania kasy online, kasą rezerwową również musi być kasa fiskalna online. Natomiast jeśli nie jesteś objęty obowiązkiem posiadania kasy online, twoją kasą rezerwową może być kasa fiskalna z elektroniczną kopią paragonu.

Jak będzie się odbywać fiskalizacja kasy online?

Przy użyciu kasy, serwisant dokona zgłoszenia podatnika do Urzędu Skarbowego, jednocześnie przekazując dane podatnika. Z repozytorium zostanie przesłany nr ewidencyjny kasy. Przyznany numer ewidencyjny zapisywany będzie w pamięci fiskalnej i chronionej kasy wraz z NIP-em podatnika. Wtedy pamięć fiskalna i tryb fiskalny zostaną uruchomione.

Co będzie rejestrowała w pamięci kasa online?

Dane jakie będą gromadzone w pamięci kasy online to m.in.: paragony fiskalne, raporty dobowe, zdarzenia na kasie, a także informacje o przeglądach okresowych. Będą one wpływały do Repozytorium praktycznie w czasie rzeczywistym, oznaczone czasowo. Co ważne dla nabywców towarów i usług, dane będą anonimowe – będzie to elektroniczny zapis paragonów bez informacji dotyczących konsumenta.

Czy kasa online będzie drukowała paragony papierowe?

Tak, kasa fiskalna online będzie drukowała paragony papierowe. W tym przypadku nic się nie zmienia – paragon fiskalny w formie papierowej jest dokumentem potwierdzającym dokonanie zakupu przez klienta. Jest również dowodem na zarejestrowanie transakcji na kasie fiskalnej i odprowadzenia od niej podatku. Dodatkowo będzie istniała możliwość otrzymania paragonu ma maila (tzw. e-paragon).